Puntos en la Implementación

Puntos a considerar para una llevar a cabo una implementación 

A continuación, presentamos prácticas recomendadas para la implementación de un ERP. 
Asigne un equipo enfocado en el proyecto


La empresa debe designar un equipo capaz y eficiente garantizará que su software ERP funcione como debe. Estas personas necesitan mucho tiempo, apoyo y habilidades para llevar a cabo una implementación con eficacia. Sin estos tres elementos esenciales, su empresa se arriesga a sufrir retrasos y a que aumenten los costos, ya que el software puede tener fallas de configuración para satisfacer las necesidades de su empresa.


Es importante designar a los empleados clave para el esfuerzo de implementación. Por lo general, se trata de personal que entiende los procesos de su empresa, sabe cómo interactuar con otras personas de la compañía y se gana el respeto de sus empleados y de la dirección ejecutiva.


Lo ideal sería que el equipo central estuviera formado por un jefe de proyecto, apoyado por líderes de departamentales o personas que conozcan los procesos de la empresa y/o hayan realizado un proyecto de ERP con anterioridad.

Levantamiento de procesos


El levantamiento de procesos implica preparación, levantamiento de la información, comprensión del proceso por parte del equipo implementador y la documentación, permitiendo que su aliado logre identificar cada proceso y necesidades.

Etapas


Establecimiento del equipo:

Para desarrollar un levantamiento de procesos efectivo, es importante que cada actor del proceso esté comprometido con este.
Por lo tanto, es fundamental conformar un equipo de diversas disciplinas que permita realizar el diseño del proceso. 

Teniendo en cuenta la elección de los equipos, se les debe compartir la importancia de este y definir la manera cómo se va a trabajar para el levantamiento de procesos y ademas se deberá compartir la metodología a usar, herramientas, la planeación de reuniones de diseño y levantamiento deberán ser acordadas, mencionando los objetivos del proyecto y cada sesión, cronogramas, HU, entre otros.

Identificación de usuarios, proceso y requerimientos


Es muy importante contar con los usuarios actores del proceso, puesto que son ellos quienes definirán las necesidades que estarán puestas en la mesa para analizar.

Para llevar a cabo una identificación del proceso, deberemos crear un listado de procesos y actividades que se involucran en alguno en específico o en toda la organización. Teniendo claro sus usuarios y los requerimientos que implican.


En el camino de la identificación de procesos, se deberá determinar cuáles son los procesos a realizar. Para lo que nos podremos apoyar del mapa de procesos, que contiene los procesos, actividades y tareas que componen toda la organización.

Diagramas de procesos

Para cada uno de los procesos se debe elaborar los diagramas requeridos con su respectivo flujo. Este tipo de diagramas solo muestra las grandes actividades sin responsables, que componen el proceso para así permitir la compresión del contexto del proceso. 


Teniendo en cuenta el mapa elaborado en la anterior etapa, se detallará la jerarquía del proceso. Encabezado por macroprocesos, procesos, actividades, tareas y movimientos. Para llevar a cabo esta etapa, se deberán realizar las reuniones pertinentes con el equipo de trabajo para establecer la secuencia lógica de cada actividad y procedimiento del proyecto.

Garantizar una gestión de proyectos eficaz


La implementación de un ERP puede durar desde un par de meses si se trata de un sistema para una pequeña o mediana empresa con poca o ninguna personalización, hasta uno o tres años si se trata de un software muy complejo utilizado en una gran organización.


Su proveedor debe tener un buen gestor de proyectos para ayudar a garantizar que el alcance de su implementación está bien definido y que se cumplen los plazos. La gestión del proyecto debe centrarse en la alineación de la iniciativa de ERP con las necesidades de la empresa.


Facilite los comentarios de los usuarios y apóyese en su proveedor para evaluar las aportaciones recibidas. El gestor del proyecto debe colaborar en aspectos como la prueba del sistema, la formación del personal, la recopilación de comentarios y la resolución de problemas.


Los aspectos técnicos, como la configuración del sistema, la adaptación a procesos empresariales específicos, la gestión de la seguridad y las cuestiones de privacidad, también son esenciales para la gestión del proyecto.

Mantener el flujo los procesos

Garantizar la vigencia de los procesos a su proveedor una vez inicie el proceso de implementación , del mismo modo la empresa debe garantizar la entrega completa y oportuna de la data maestra requerida en el proyecto.


Fomentar una buena colaboración y comunicación. Las partes interesadas deben reconocer las metas y los objetivos de su implementación de ERP. Todos los miembros de la empresa deben entender por qué el sistema es beneficioso para ellos y para la empresa.

La implémentacion es una tarea de la empresa y del partner.


La implementación de un ERP NO es 100% responsabilidad de la empresa implementadora . 
Los colaboradores de la empresa , tendrán que participar activamente en varios procesos, testear el sistema y aprender a usarlo, facilitar información importante en relación a los datos y mucho más.




Importancia de un ERP